Flussdiagramm der Kreditorenbuchhaltung Vollständiger Leitfaden

Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Aber die Buchhaltungsabteilung steht bei der Verwaltung dieses Aspekts der Buchhaltung oft vor einer Menge Herausforderungen. Zum einen steigt mit dem Wachstum des Unternehmens auch die Anzahl der Dokumente, die die Abteilung bearbeiten muss. Ganz zu schweigen davon, dass ein ineffizienter interner Prozess Ihre Unternehmensfinanzen und Ihre Produktivität beeinträchtigt.

Um einen effizienten Arbeitsablauf zu entwickeln, benötigen Sie ein Flussdiagramm für die Kreditorenbuchhaltung. Mithilfe eines Flussdiagramms können Sie sehen, wie Transaktionen einen bestimmten Bereich der Buchhaltung durchlaufen. Der visuelle Aspekt des Flussdiagramms hilft dabei, Hindernisse in einem Prozess zu identifizieren, so dass Sie Ihre Ressourcen effizienter einsetzen können. Um das Beste aus diesem Tool herauszuholen, sollten Sie wissen, wie es der Buchhaltungsabteilung helfen kann, ihre Ziele zu erreichen. Fangen wir an.

Für Kreditorenbuchhalter ist die Genehmigung von Rechnungen und Zahlungen die größte Herausforderung. Eine Rechnung erfordert die Genehmigung von zwei bis fünf Personen und benötigt 14,1 Tage zur Bearbeitung. Untersuchungen haben jedoch gezeigt, dass der zusätzliche Zeitaufwand für Genehmigungen nicht immer zu einer genaueren Zahlung führt. Obwohl sie mehr Zeit für die Autorisierung von Zahlungen aufwenden, bestreiten die Lieferanten nur ein Zehntel davon.

Hier erfahren Sie, wie Sie dieses Problem mit Hilfe von Flussdiagrammen für die Kreditorenbuchhaltung lösen können.

Strafft komplexen Prozess

Die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung können kompliziert werden, da es sich oft um eine Abteilung mit unterschiedlichen Systemen und Prozessen handelt. Dennoch bleibt den Mitarbeitern nur wenig Zeit, um alle Zahlungen zu bearbeiten. Ein solcher Fall ist typisch für einen veralteten Kreditorenprozess, bei dem die meisten Schritte manuell durchgeführt werden, einschließlich der Rechnungsbearbeitung.

Bei zahlreichen Lieferanten und einer langen Liste von Rechnungen ist es für die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung schwierig, den Überblick zu behalten. Anhand eines Flussdiagramms für die Kreditorenbuchhaltung können Sie genau sehen, wie die einzelnen Schritte zusammenpassen. Dann können Sie herausfinden, welche Aktionen die Probleme verursacht haben und Verbesserungen vornehmen.

Ermutigt zu einer einfacheren Kommunikation

Flussdiagramme für die Kreditorenbuchhaltung bieten eine praktische Möglichkeit, Prozesse, Aktionen und Anweisungen zu vermitteln. Es gibt den Teilnehmern auch die Möglichkeit, über die besten Wege zur Erreichung ihrer Ziele zu diskutieren. Wenn Sie ihnen die Zusammenhänge ihrer Aufgaben durch Visualisierung verdeutlichen, erzielen 67% der Mitarbeiter bessere Leistungen bei ihrer Arbeit. Dieses Tool hilft Managern auch, Probleme zu schlichten, Schwachstellen in der Teamkommunikation zu beseitigen, Ergebnisse zu analysieren und Fortschritte zu verfolgen.

Hilft, den Arbeitsablauf besser zu verstehen

Die Flussdiagramme für die Kreditorenbuchhaltung sind leicht zu verstehen. Anstatt lange Dokumente zu lesen, können Sie sich das Flussdiagramm ansehen, was Ihnen eine Menge Zeit spart. Außerdem zeigen Flussdiagramme für die Kreditorenbuchhaltung die Daten in logischen Schritten an, so dass es für den Benutzer einfach ist, die Schritte logisch zu erfassen, wenn er der Abfolge anhand von Symbolen folgt.

Ein durchgängiger Prozess für die Kreditorenbuchhaltung ist ein Bereich, in dem Unternehmen sich verbessern können. Bei der Kreditorenbuchhaltung geht es darum, nur korrekte Rechnungen zu bezahlen, unabhängig von der Größe eines Unternehmens. Hier sind die wichtigsten Schritte für die Erstellung eines Flussdiagramms für die Kreditorenbuchhaltung.

Rechnungen erhalten

Die Buchhaltung erhält und kodiert die Rechnungen von der Einkaufsabteilung. Hier prüfen Sie die Rechnung und entscheiden, ob sie akzeptabel ist oder nicht. Sie können alle Unstimmigkeiten melden, z.B. Unterschiede zwischen dem, was Sie bestellt haben und dem, was Sie erhalten haben oder Schäden.

Rechnungen genehmigen

Leiten Sie es dann an die Person oder Abteilung weiter, die das Produkt erhalten hat. Das dient der Überprüfung des Empfangs und der Klärung etwaiger Probleme mit den Details. Außerdem müssen Sie die Rechnung richtig weiterleiten, um Verzögerungen zu vermeiden.

Zahlung autorisieren

Die Bezahlung von Rechnungen hängt von der Priorität und den Fristen ab. Der Prozess der Zahlungsfreigabe beginnt mit denjenigen, die einen hohen Prioritätsstatus haben. Normalerweise wird die Rechnung an das Finanzteam und dann an den Controller oder CFO zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet.

Zahlung verarbeiten

Die Zahlungsabwicklung kann nach der Zahlungsgenehmigung beginnen. Die Zahlungsweise hängt von den Prozessen der Buchhaltung und den Präferenzen des Verkäufers ab. Sie können Zahlungen an Lieferanten automatisch oder manuell senden.

Ganz gleich, ob Sie den Prozess rationalisieren oder ein in die Jahre gekommenes Buchhaltungssystem umstrukturieren möchten, EdrawMax macht Ihnen den Einstieg leicht. Dieses leistungsstarke Tool für Flussdiagramme hilft Ihnen, zeitaufwändige Schritte bei der Planung einer Überarbeitung des Buchhaltungssystems einzusparen. Mit den fein abgestimmten Funktionen von EdrawMax können Sie Ihre Ziele im Handumdrehen erreichen.

Eine der wichtigsten Funktionen von EdrawMax sind die anpassbaren Flussdiagramme für die Kreditorenbuchhaltung und die benutzerfreundliche Oberfläche. Mit EdrawMax können Sie effektive Änderungsmanagementpläne erstellen. Es hilft Ihnen, Prozesse zu optimieren und ein organisiertes Workflow-System zu erstellen, indem es Ihnen ein klares Bild Ihres heutigen Geschäfts vermittelt.

Mit EdrawMax online und der Software ist es einfach, anspruchsvolle Flussdiagramme für die Kreditorenbuchhaltung zu erstellen. EdrawMax unterstützt mehrere Dateiformate, darunter PDF, Visio, Microsoft Office und mehr. Sie können Elemente mühelos importieren und exportieren.

Sehen wir uns an, wie Sie mit EdrawMax ein Flussdiagramm für die Kreditorenbuchhaltung erstellen.

Schritt 1 Besuchen Sie EdrawMax Online oder laden Sie die Software herunter

Registrieren Sie sich für ein Konto, wenn Sie EdrawMax noch nie benutzt haben. Danach können Sie EdrawMax kostenlos nutzen. Sie können grundlegende Funktionen verwenden, um Kreditorenflussdiagramme zu erstellen. Für mehr Funktionen können Sie jederzeit ein Upgrade auf eine Premium-Mitgliedschaft vornehmen.

Schritt 2 Verwendung einer Vorlage oder Auswahl eines einfachen Flussdiagramms

Sie können mit einer leeren Zeichnungsseite in EdrawMax beginnen und ein neues Kreditorenflussdiagramm von Grund auf erstellen. Klicken Sie dazu auf "+" über "Leere Zeichnung" oder auf "Grundlegendes Flussdiagramm".

Sie können auch ein Flussdiagramm für die Kreditorenbuchhaltung erstellen, indem Sie eine vorgefertigte Vorlage aus unserer Vorlagenbibliothek verwenden. Sie können einige Beispiele für Flussdiagramme für die Kreditorenbuchhaltung bearbeiten, um sie durch Hinzufügen anderer Elemente zu individualisieren. Klicken Sie einfach auf Vorlagen in der linken Navigationsleiste.

Schritt 3 Entwerfen Sie das Flussdiagramm der Kreditorenbuchhaltung

Fügen Sie Text hinzu, passen Sie Farben, Größe und Position an und optimieren Sie das Flussdiagramm für die Kreditorenbuchhaltung auf jede gewünschte Weise. Auf diese Weise können Sie eine Prozesspräsentation erstellen, die das Branding Ihres Unternehmens widerspiegelt.

Form formatieren: Klicken Sie auf Stil, um die Füllung/Linie/Schatten Fensterfläche zu öffnen und eine Form anzupassen. Sie können auch auf die Form klicken, die Sie bearbeiten möchten. Es öffnet sich das Fenster für Stil/Füllen/Linie.

Text einfügen: Um Ihrem Kreditorenflussdiagramm Text hinzuzufügen, klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf T. Klicken Sie dann auf die Form, in die Sie den Text einfügen möchten. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf die Form klicken, die Sie bearbeiten möchten. Wählen Sie Einfügen, um Text, Notizen, Kommentare, Hyperlinks oder Anhänge zu Ihrem Kreditorenflussdiagramm hinzuzufügen.

Schritt 4 Entscheiden Sie, ob Sie die Datei speichern/exportieren/drucken/freigeben möchten.

Mit EdrawMax können Sie das von Ihnen erstellte Flussdiagramm einfach abrufen. Sie können es als Cloud-Datei oder als persönliche Vorlage speichern. Der Export in Grafiken, PDF, Word, PowerPoint oder ein anderes Format ist mit EdrawMax online oder der Software ganz einfach. Sie können es sogar über die sozialen Medien teilen.

Klicken Sie dazu im oberen Navigationsbereich auf Datei. Wählen Sie dann aus, ob Sie Ihr Flussdiagramm für die Kreditorenbuchhaltung speichern, exportieren, drucken oder weitergeben möchten.

Die Beispiele für das Flussdiagramm der Kreditorenbuchhaltung in diesem Abschnitt geben Ihnen einige Anregungen. Sie können sie nutzen, insbesondere wenn Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung optimieren möchten.

Beispiel 1. Prozess der Kreditorenbuchhaltung

Dieses Beispiel eines Flussdiagramms für die Kreditorenbuchhaltung umfasst vier allgemeine Schritte: Rechnungserfassung, Rechnungsgenehmigung, Zahlungsgenehmigung und Zahlungsausführung. Wenn ein Unternehmen Produkte auf Kredit kauft, bezahlt die Kreditorenbuchhaltung die Verkäufer, Lieferanten und Kreditoren. Wenn Sie sich an dieses Flussdiagramm halten, können Sie Ihren Gläubigern zeigen, dass Sie Ihre Zahlungspläne richtig strukturieren und Ihren Ruf verbessern können. Darüber hinaus schützt es Unternehmen vor fehlerhaften oder illegalen Rechnungen, indem es diese mit Bestellungen vergleicht.

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Prozess der Kreditorenbuchhaltung

Beispiel 2. Flussdiagramm der Kreditorenbuchhaltung

Dieses Flussdiagramm zeigt, wie die Einkaufsabteilung mit der Buchhaltung, einschließlich der Kreditorenbuchhaltung, zusammenarbeitet. Die Buchhaltung erhält einen Vermerk vom Einkauf, dass der Kauf auf Kredit erfolgt ist. Die für die Kreditorenbuchhaltung zuständigen Mitarbeiter werden die Rechnung prüfen. Nach der Validierung auf ihrer Seite erstellen sie von dort aus eine Zahlungsanforderung.

Die Kreditorenbuchhaltung sendet eine geprüfte Rechnung oder Zahlungsanforderung und einen Scheck an den Unterzeichner des Firmenschecks. Danach entscheidet der Scheckunterzeichner, ob er den Zahlungsantrag genehmigt und unterzeichnet. Nach der Genehmigung durch den Unterzeichner des Schecks sendet die Kreditorenbuchhaltung den Scheck an ihre Gläubiger und verbucht die Rechnung als bezahlt.

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Flussdiagramm der Kreditorenbuchhaltung

Beispiel 3. Buchhaltung Flussdiagramm Vorlage

Hier ist ein einfaches Flussdiagramm für die Kreditorenbuchhaltung. Die Kreditorenbuchhaltung berücksichtigt auch Belege, wenn sie eine Rechnung von der Einkaufsabteilung erhält und gleicht alles nach einer Kreditzahlung ab. Dieser Prozess umfasst auch den Abgleich von Bestellungen mit erhaltenen Waren und Dienstleistungen.

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Buchhaltung Flussdiagramm Vorlage

Bevor Sie ein Flussdiagramm erstellen, müssen Sie verstehen, was der Prozess der Kreditorenbuchhaltung beinhaltet. Im Buchhaltungs-Workflow zeigen die Symbole den Weg, den Sie gehen müssen, um die Aufgabe zu erledigen. Verschiedene Formen stehen für verschiedene Operationen oder Schritte in einem Flussdiagramm. Ein Pfeil und eine Linie zeigen die Reihenfolge an, in der die Schritte ausgeführt werden, sowie ihre Wechselwirkungen.

Obwohl es verschiedene Symbole für Buchhaltungsflussdiagramme gibt, finden Sie hier die am häufigsten verwendeten Symbole für Buchhaltungsflussdiagramme, die Sie kennen sollten:

• Terminal-Symbol: Eine ovale Form stellt den Anfangs- und Endpunkt eines Prozesses dar. Sie enthält häufig die Wörter "Start" oder "Ende".
• Entscheidungssymbol: Eine Raute steht für einen Schritt in einem Prozess, bei dem Sie eine Frage beantworten und eine Entscheidung treffen müssen. In der Regel handelt es sich um eine Ja/Nein- oder Wahr/Falsch-Frage.
• Prozess-Symbol: Eine rechteckige Form stellt einen Schritt in einem Prozess dar.
• Dokumentensymbol: Ein Symbol für ein Dokument stellt die zusätzlichen Bezugspunkte dar, um die es geht. Es kann ein gedrucktes Dokument oder ein Bericht sein.
• Flusslinien-Symbol: Ein Pfeil stellt den gerichteten Fluss und eindeutige Verbindungen zwischen den Schritten eines Prozesses dar.

Der wichtigste Schritt bei der Erstellung eines Flussdiagramms für die Kreditorenbuchhaltung besteht darin, ein gutes Flussdiagramm-Programm zu finden, das Ihren Anforderungen entspricht. Es gibt mehrere Möglichkeiten, darunter Online-Lösungen wie EdrawMax. Die Flussdiagramme für die Kreditorenbuchhaltung sind eine schnelle, einfache und bewährte Methode, um den Überblick über diese Transaktionen zu behalten. Bei der Vielzahl an Vorlagen, die bereits verfügbar sind, finden Sie bestimmt das Richtige für Ihre Bedürfnisse.

Flussdiagramm Vollständiger Leitfaden

In diesem vollständigen Leitfaden erfahren Sie alles über Flussdiagramme, wie z.B. Flussdiagrammtypen, Flussdiagrammsymbole und wie man ein Flussdiagramm erstellt.

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